Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Стандартные фразы, обороты и выражения, использующиеся в деловых письмах и деловой переписке на английском языке

Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем

В деловой переписке существуют определенные правила. И есть стандартные фразы, употребляемые в той или иной ситуации. Очень неплохо знать эти фразы. Давайте их рассмотрим поподробнее.

В деловой переписке существуют определенные правила. И есть стандартные фразы, употребляемые в той или иной ситуации. Очень неплохо знать эти фразы. Давайте их рассмотрим поподробнее.

Приветствие (если адресат известен)

  • Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr … – Уважаемый(-ая) Мисс / Миссис / Мистер / Доктор …

Приветствие (если адресат неизвестен)

  • Dear Sir / Dear Sirs
  • Gentlemen
  • Dear Madam
  • Ladies
  • Dear Sir or Madam
  • Ladies and Gentlemen
  • To whom it may concern

Первый абзац

  • We have received your letter dated … – Мы получили ваше письмо от …
  • Many thanks for … / Thank you (very much) for … – (Большое) спасибо за …
  • This is to confirm … – Для подтверждения …
  • We hereby inform you … – Настоящим уведомляем вас …

Последний абзац

  • If you have any questions, do not hesitate to contact us. – Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами, не колеблясь.
  • We look forward to your reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.
  • We are looking forward to hearing from you soon. – С нетерпением ожидаем от вас известий.

Прощание (если адресат известен)

  • Yours sincerely / Sincerely yours – С искренним уважением

Прощание (если адресат неизвестен)

  • Yours faithfully / Faithfully yours (BrE) – С совершенным почтением
  • Sincerely / Sincerely yours (AmE) – С искренним уважением

Просьба

  • We got your address from … – Мы узнали ваш адрес от …
  • Your advertisement has come to our attention. – Мы имели возможность увидеть вашу рекламу.
  • We were told that you produce … – Нам сообщили, что вы производите …
  • We intend to buy … / We are considering the purchase of … – Мы намереваемся купить … / Мы рассматриваем возможность покупки …
  • We have a steady demand for … – У нас есть постоянный спрос на …
  • We would to know more about … – Мы хотели бы больше узнать о …
  • Could you please send us information about …? – Не могли бы отправить нам сведения о …?
  • Please send us your catalogue / catalog. – Просим вас прислать нам ваш каталог.

Предложение

  • We are pleased to hear that you are interested in our products. – Мы были рады узнать, что вам интересны наши товары.
  • We hereby send you our offer. – Настоящим письмом мы отправляем вам наше предложение.
  • Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer. – Во вложении вы найдете наше предложение.
  • We are pleased to make the following offer: – Мы рады предложить вам следующее:
  • We assure you that your order will be dealt with promptly. – Мы уверяем вас, что ваш заказ будет немедленно обработан.
  • Please let us know your requirements as soon as possible. – Пожалуйста, сообщите нам ваши требования как можно скорее.
  • We look forward to receiving your order. – С нетерпением ожидаем вашего заказа.

Заказ

  • Enclosed please find our order. / Our order is enclosed. – Наш заказ — во вложении.
  • We would to place the following order: – Мы хотели бы разместить следующий заказ:
  • We herewith order the following items: – В настоящем письме мы заказываем следующие предметы:
  • We require the goods urgently. – Нам срочно требуются товары.
  • We would be grateful if you could deliver as soon as possible. – Мы были бы очень признательны, если бы вы выполнили доставку как можно скорее.
  • Please let us know when we can expect the delivery. – Пожалуйста, сообщите нам, когда ожидать доставку.

Уведомление об отправке

  • We are pleased to inform you that your goods were sent today. – Рады вам сообщить, что сегодня были отправлены ваши товары.
  • We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow. – Настоящим письмом уведомляем вас, что ваши товары будут отправлены завтра.
  • We hope that the goods will arrive in perfect condition. – Мы надеемся, что товары прибудут в отличном состоянии.
  • We look forward to doing business with you again. – С нетерпением ждем продолжения нашего с вами сотрудничества.

Уведомление о получении

  • We have received your delivery. – Мы получили вашу доставку.
  • Your delivery arrived in perfect condition on … – Ваша доставка прибыла в отличном состоянии в …
  • Thank you very much for executing our order professionally. – Большое спасибо за то, что вы профессионально выполнили наш заказ.

В начале делового письма

Мы ценим Ваш интерес в том…We appreciate your interest in…
Спасибо за Ваш заказ.Thank you for your order.
Нам жаль слышать, что вы испытывали проблемы с…We are sorry to hear that you have been experiencing problems with…
Пишем вам по поводу…We are writing to you regarding…
Мы пишем в связи с …We are writing in connection with…
Мы получили ваше письмо от …We have received your letter dated …
Настоящим уведомляем вас …We hereby inform you …
Ввиду…Further to…
В отношении…With reference to…
Не могли бы вы предоставить информацию о…I am writing to enquire about…
Ваша компания была рекомендована…Your company was highly recommended by…
Вам требуется объяснить, что в нашей бухгалтерии пошло не так.You deserve an explanation for what went wrong in ouraccounting department.

В основной части делового письма

Мы предлагаем бесплатную доставку для…We offer free delivery service for the…
Для меня большое удовольствие сообщить Вам, что…It is my great pleasure to advise you that …
Этим информирую вас о том, что…This is to inform you that…
Мы очень сожалеем об этой непреднамеренной ошибке с нашей стороныWe regret this unintentional mistake on our part.
Для нас было бы очень ценно, если вы смогли бы прислать более детальную информацию о…We would appreciate it if you could send us more detailed information about
К сожалению, мы не можем предоставитьВам конкретную дату доставки на данный момент.Unfortunately, we cannot provideyou with a specific shipping date at this time.
Буду очень признателен, если бы вы смогли…I would be grateful if you could…
Не могли бы вы прислать мне…Would you please send me…
Мы заинтересованы в получении…We are interested in obtaining/receiving…
Спасибо за открытие счета в нашей компании.Thank you for opening an account with our company.
Вы не против, если…Would you mind if…
Будьте так любезны…Would you be so kind as to…
Буду очень благодарен, если…I would be most obliged if…
Не могли бы вы рекомендовать…Could you recommend…
Пришлите пожалуйста…Would you please send me…
Вам необходимо срочно…You are urgently requested to…
Мы были бы признательны, если..We would be grateful if…
Каковы цены в вашем прайс-листе на…What is your current list price for…
Как мы поняли из вашей рекламы, вы производите…We understand from your advertisment that you produce…
Мы намерены…It is our intention to…
Мы тщательно рассмотрели ваше предложение и…We carefully considered your proposal and…
Мы с сожалением сообщаем вам, что…We are sorry to inform you that…

В заключении делового письма

Если вам необходимы дополнительные консультации, то вы можете обратиться ко мне.If you need any additional assistance, please contact me.
Если вам нужна более подробная информация,пожалуйста, сообщите нам об этом.If we can be of any further assistance, please let us know.
Я прошу, чтобы вы вернули мой платеж немедленноI am requesting that you return my down payment immediately.
Заранее спасибо…Thanking you in advance…
Если у вас возникнут дальнейшие вопросы, пожалуйста свяжитесь со мной.Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Был бы очень признателен, если вы сможете заняться этим вопросом как можно скорееI would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Прошу ответить как можно скорее, поскольку..Please reply as soon as possible because…
При возникновении дальнейших вопросов, пожалуйста свяжитесь со мной.If you require any further information, feel free to contact me.
Я заинтересован в дальнейшем сотрудничестве.I look forward to the possibility of working together.
Спасибо за помощь в этом деле.Thank you for your help in this matter.
Я хотел бы обсудить это с вамиI look forward to discussing this with you.
Если вам необходимо больше информации…If you require more information …
Мы ценим ваш вкладWe appreciate your business.
Пожалуйста свяжитесь со мной по номеру…Please contact me — my direct telephone number is…

Источник: Proeticet.ru

Гипермаркет профессиональной информацииЖурнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Источник: https://www.sekretariat.ru/news/209909-standartnye-frazy-oboroty-i-vyrajeniya-ispolzuyushchiesya-v-delovyh-pismah-i-delovoy

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце.

Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing – Мы пишем, чтобы…
  • – to confirm … – подтвердить…- to request … – запросить…- to inform you that … – проинформировать вас, что…- to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
  • I would just to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

  • We would appreciate it if you would … – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
  • Could you please send me/ tell us/ let us… – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
  • It would be helpful if you could send us … – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
  • We would be grateful if you could … – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах.

Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар.

Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

  • I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
  • I am writing to express my dissatisfaction with … Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
  • I am afraid there may be a misunderstanding… – Я боюсь, возникло непонимание…
  • I understand it is not your fault, but… – Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
  • We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

  • I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
  • Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
  • We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем вам, что…
  • I'm afraid it would not be possible to … – Я боюсь, что будет невозможно…
  • After serious consideration we have decided to …- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

  • We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что…
  • It is our pleasure to announce that … – Имеем удовольствие сообщить, что…
  • I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
  • You will be pleased to learn that … – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

  • I regret any inconvenience caused by… Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
  • Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
  • I would to apologize for the delay /inconvenience… – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
  • Once again, please accept my apologies for … – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

  • According to our records … – Согласно нашим записям…
  • Our records show that we have not yet received payment of … – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
  • We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
  • Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

  • I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
  • Looking forward to receiving your comments, – С нетерпением жду ваши комментарии.
  • I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
  • An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

  • I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
  • We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
  • We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

  • Шутикова Анна
  • Рубрика: Английский для бизнеса

    Для комментирования необходимо войти через или .

    Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

    Вам письмо: 40 полезных фраз для деловой переписки на английском

    Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем

    Деловая переписка на английском требует особого внимания, в том числе и ко многим деталям. Мы собрали выражения, которые помогут начать письмо, проявить вежливость и структурировать изложить свою мысль.

    Приветствие

    • Dear Mr … – Уважаемый мистер …

    • Dear Ms … – Уважаемая мисс …

    • Dear Sir – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

    • Dear Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

    • Dear Sir /Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата

    Начало

    • I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить вас …

    • I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …

    • I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …

    • I am contacting you for the following reason … – Я пишу вам по следующей причине…

    • I received your address from (name) and would to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …

    • With reference to your letter of 8 June, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …

    • Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.

    • Thank you for contacting us. – Спасибо, что вы с нами связались.

    • In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос, …

    • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо касательно …

    • With reference to our telephone conversation yesterday … – В связи/в контексте нашего вчерашнего разговора по телефону …

    • Further to our meeting last week … – В продолжение нашей встречи, состоявшейся на прошлой неделе…

    • It was a pleasure meeting you in … last month. – Для меня была большим удовольствием наша встреча в … в прошлом месяце.

    Запрос/просьба

    • I would be grateful if you could … – Я был бы очень благодарен, если бы вы могли…

    • Could you please send me … – Не могли бы вы прислать мне …

    • I am interested in (obtaining / receiving) … – Я хотел бы получить …

    • Could you possibly tell us / let us have … – Не могли бы вы сообщить нам…

    • In addition, I would to receive … – Кроме того, я хотел бы получить …

    • It would be helpful if you could send us … – Было бы очень полезным, если бы вы могли прислать нам …

    Сообщение

    • We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что …

    • I am delighted to inform you that … – Мне приятно сообщить вам, что …

    • You will be pleased to learn that … – Вам будет приятно узнать, что …

    • We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем …

    • After careful consideration we have decided … – После тщательной оценки мы приняли решение …

    • I’m afraid it would not be possible to … – Боюсь, это невозможно …

    • Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …

    Жалобы

    • I am writing to express my dissatisfaction with … – Я пишу, чтобы выразить свое неудовлетворение …

    • I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться …

    Заключительная часть

    • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.

    • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. – Если вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

    • If you require any further information, feel free to contact me. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

    • I look forward to hearing from you. – Жду вашего ответа.

    • Yours sincerely … – С уважением …

    • Yours faithfully … – С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата)

    • Best regards … – С наилучшими пожеланиями …

    По материалам Good Luck IELTS,  Speakspeak.

    Лучшие статьи за неделю – у вас в почте!

    Источник: https://thepoint.rabota.ua/vam-pysmo-40-poleznyh-fraz-dlya-delovoy-perepysky-na-anhlyyskom/

    Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

    Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем
    sherlyta

    Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

    Как правильно объяснить причину в деловой переписке

    По причине задержки оплаты…

    В связи с неполучением счета-фактуры…

    Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

    Ввиду задержки получения груза…

    Вследствие изменения цен на энергоносители…

    Учитывая, что производственные показатели снизились на…

    Учитывая социальную значимость объекта…

    Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

    Ссылаясь на Вашe письмо от…

    В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

    Ссылаясь на Ваш запрос от…

    Ссылаясь на устную договоренность…

    В ответ на Ваше письмо (запрос)…

    В соответствии с нашей договоренностью…

    На основании нашего телефонного разговора…

    На основании устной договоренности…

    Согласно постановлению правительства…

    Согласно Вашей просьбе…

    Согласно протоколу о взаимных поставках…

    Согласно спецификации…

    Ссылаясь на переговоры…

    Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

    В целяx скорейшего решения вопроса…

    В целях выполнения распоряжения…

    Для согласования спорных вопросов…

    Для согласования вопросов участия…

    Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.

    Для решения спорных вопросов…

    В целях безопасности прохождения груза…

    В ответ на Ваш запрос…

    Во избежание конфликтных ситуаций…

    Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

    этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

    сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

    подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

    требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

    обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

    напоминания: напоминаем;

    предложения: предлагаем.

    Как правильно сочетать деловые фразы

    контроль – возлагается,

    цена – устанавливается (снижается, поднимается),

    задолженность – погашается,

    сделка – заключается,

    рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),

    платеж – производится,

    счет – выставляется (оплачивается),

    вопрос – поднимается (решается),

    скидки – предоставляются (предусматриваются),

    оплата – производится,

    возможность – предоставляется,

    договоренность – достигается,

    кредит – выделяется и т. п.

    Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

    Извещения

    Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

    Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

    Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

    Извещаем, что мы…

    Доводим до Вашего сведения, что…

    Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

    Модели выражений, объясняющих мотивы

    (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

    В соответствии с протоколом …

    В целях усиления охраны имущества…

    В ответ на Вашу просьбу…

    В подтверждение нашего телефонного разговора…

    В подтверждение нашей договоренности …

    В порядке оказания технической помощи …

    В связи с тяжелым положением …

    В связи с проведением совместных работ…

    В соответствии с письмом заказчика…

    Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

    От третьего лица единственного числа, например:

    Завод «Заря» не возражает …

    Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …

    Кооператив «Наив» гарантирует…

    От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

    От первого лица множественного числа:

    Просим…

    Подтверждаем…

    Сообщаем…

    Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

    От первого лица единственного числа, например:

    Довожу до Вашего сведения …

    Прошу…

    Ставлю Вас в известность …

    От первого лица множественного числа, например:

    Одобряем…

    Мы получили Вашу телеграмму …

    Поздравляем…

    Поддерживаем…

    Просьба

    Просим вас проверить ход выполнения работ…

    Прошу принять меры …

    Прошу сообщить данные о производительности …

    Отправка документов или материальных ценностей

    Направляем чертежи сборки машин …

    Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …

    Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

    Подтверждение

    С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

    Подтверждаем получение спецификаций на …

    Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

    Предложение

    Мы можем предложить Вам …..

    Предлагаем Вам приобрести…

    Мы можем рекомендовать Вам ….

    Приглашение

    Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …

    Просим принять участие в обсуждении проблемы …

    Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

    Отказ и отклонение предложения (проекта)

    Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.

    Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

    Напоминание

    Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …

    Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …

    Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

    Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

    Гарантии

    Оплату гарантируем.

    Сроки выполнения гарантируем.

    Качество изделий гарантируем.

    Интерпретация собственной позиции

    Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

    Возражений против конструкции не имеем.

    Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…

    Интерпретация действий другой стороны

    Такая задержка может привести …

    Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…

    Данные Вами обещания не выполняются.

    Заключительные слова

    Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

    Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

    С пожеланиями успехов.

    Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

    Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

    вот за всеми этими стандартными фразами, Карл, стоит бюрократия, офисный планктон и нежелание решать что-либо)))

    ?

    |

    sherlytaоткрыла френдлентувезде все всё пишутну и я на пару слов.информагенства передали, что РФ вывозит нефть и бензу из \ у ИГИЛофффрендлента тут же наали смеяться, что ну да, ну да, через турцию и на танкеры…

    потому что гладиолусы потому, что они, эти загадочные капиталисты бы так и сделали

    нато уже там, на границе, готовит вывозить гладиолусы, радостно рапортует, что килотонны халявной нефти скоро будет у сша и в англии, потому что их небензовые аккумуляторы – это лохотрон, английский клаб ждутс

    я надеюсь, что у РФ мозгов опыта  хватит, провести все правильно.

    они же нам нефтеконкуренты, а нам надо бюждет выправлять

    Источник: https://sherlyta.livejournal.com/300070.html

    Деловая переписка: язык, этикет, правила и особенности

    Вводные слова в официальном письме. Стандартные фразы и выражения деловых писем

    Никогда нельзя недооценивать деловую переписку. Наряду с деловым разговором она способна стать хорошим подспорьем в карьере. Или наоборот, испортить партнерские отношения. Причем успех сделки или приобретение союзников могут зависеть от одного слова. Деловой имидж базируется на умении грамотно вести переписку.

    Хороший оратор необязательно будет хорошим писателем.

    Даже если бизнесмен способен с полуслова завоевать доверие конкурентов, разговорить любого партнера, если он блестяще проводит совещания и деловые беседы, то написанные документы могут быть сухими и блеклыми.

    Многие люди просто часами сидят над чистым листом, не знают, с чего нужно начинать. Деловая переписка – это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы.

    Язык деловой переписки

    Основная особенность письменной речи – это использование и постоянное повторение единообразных речевых средств. В официальной переписке часто встречаются штампы. Они позволяют точнее выразить мысль, исключают различные трактовки текста, делают его более лаконичным.

    Для написания документа или письма можно использовать только этот набор клише. Стандартные фразы уже многие десятилетия применяются в письменной речи, поэтому любой человек сможет с легкостью составить текст. Вам не придется долго подбирать формулировки, ведь они все будут под рукой.

    Документы с использованием фраз-штампов пишутся за считанные минуты и не требуют особых усилий.

    Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические. В документах нельзя использовать диалектизмы или просторечные выражения.

    Также табу накладывается на междометия или слова с суффиксами субъективной оценки (уменьшительно-ласкательными, например). Модальные слова тоже нежелательно использовать в официальной речи. При написании текста необходимо ориентироваться на факты, а не на эмоциональную составляющую.

    Документ должен следовать четкой логике изложения.

    Смысловая точность – это не простое правило, это важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа. Логичность изложения также выступает в качестве правовой составляющей. Если подобрать слово, которое двояко будет трактовать содержание, то смысл может сильно измениться. Весь текст при этом приобретет нежелательную тональность.

    В деловой переписке важную роль играет не только построение фраз, но и фактическая составляющая. Каждое суждение, каждая мысль, высказанная в документе, должна быть подкреплена достаточным количеством фактов. Сами факты не должны быть однотипными или несущественными.

    При составлении документов необходимо тщательно подбирать информацию, проверять все данные, обращать внимание на их достоверность.

    Если все факты будут соответствовать этим параметрам, то читатель без труда уяснит смысл написанного, ему не потребуются дополнительные усилия или сведения для понимания.

    Более того, смысл большей части деловых документов в том, чтобы убедить читателя, донести до него свою точку зрения. Грамотная и убедительная аргументация является главным инструментом достижения этой цели. Проверенные данные, достаточное количество фактов и доказательств – это основные составляющие любого документа: письма, служебной записки или коммерческого предложения.

    Речевой этикет деловой переписки

    Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.

    На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.

    Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.

    При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие.

    Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Однако само местоимение «мы» не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола.

    Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.

    Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным.

    Например, фраза «Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена» выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо.

    Использование страдательного залога – «Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены», позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.

    Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, «юридическая служба разъясняет…» В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.

    Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т.д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, «сроки работ уже определены».

    Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, «Работники постоянно нарушают правила безопасности». Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, «Сотрудники приступили к своим обязанностям».

    Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования.

    Например, фраза «Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе» звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: «Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе», то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут.

    Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.

    Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза «Ваш запрос не может быть удовлетворен» существенно отличается от фразы «К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен». Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.

    Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение «Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции» будет соответствовать правилам делового этикета.

    Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.

    Особенности деловой переписки

    Чаще всего в документах и других официальных текстах используются формы слова «уважаемый». Если после обращения поставить запятую, то предложение будет трактоваться как нейтральное, будничное. Если поставить восклицательный знак, то он укажет на важность документа, на его значимость.

    При обращении к лицам одной профессии используется выражение «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги», если речь идет о группе людей). Фраза «дорогие коллеги» чаще применима при написании официальных поздравлений, так как она несет эмоциональную окраску. В нейтральном обращении используется просто слово «коллеги».

    Не все деловые письма являются официальными документами. Правила деловой переписки регламентируют, что при написании текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия добавит официальности, сделает обращение более вежливым и формальным.

    Для выяснения отношений между партнерами или организациями составляются тексты, состоящие из двух частей. Первая часть обосновывает решение, вторая является заключением по этому решению.

    В зависимости от характера текста эти части могут располагаться в разном порядке. Психологически лучше перенести отрицательное решение в конец письма, начав с обоснования.

    Если решение положительное, то можно начать текст именно с него, а потом уже написать обоснование.

    При составлении документа с отрицательным решением стоит особое внимание уделить обоснованию. Максимально точное и развернутое обоснование поможет сделать документ более корректным, создать уважительный тон.

    Резкий отказ может повлиять на самооценку адресата, что часто плохо сказывается на дальнейших отношениях.

    Если разместить в начале документа подробное и развернутое обоснование, то сам отказ не будет восприниматься резко негативно.

    Правила деловой переписки не приемлют излишней эмоциональности в изложении. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования. Это позволяет сделать их более объективными.

    Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде «не откажите в любезности».

    Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами.

    Нейтральность и общественный характер деловой речи не означают, что собеседника не интересует, кто отправил ему деловую корреспонденцию. Язык деловой переписки регламентирует и правила подписания документов.

    Существует должностной порядок, который обязательно должен быть соблюден. Если письмо было подписано директором компании, то ответ на него также должен включать подпись директора или его заместителя.

    Если письмо подписано заместителем, то по этикету на него может ответить директор.

    Одна из основных тем, которой касаются при написании деловых писем – это просьбы. Вместе с просьбой необходимо составить и ее обоснование. Письма-просьбы пишутся по одной схеме с формами личного или коллективного заявления. Существует несколько вариантов изложения просьбы в деловом письме:

    • с использованием формы первого лица единственного числа (Прошу…);
    • с использованием формы первого лица множественного числа (Просим…);
    • с использованием формы третьего лица единственного числа (Организация просит…);
    • с использованием формы третьего лица множественного числа (Президент и совет директоров просят).

    Этикет деловой переписки предполагает, что на письма необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.

    Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет.

    Если было получено письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет. Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос.

    При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.

    Викиум

    Источник: https://constructorus.ru/uspex/delovaya-perepiska-yazyk-etiket-pravila-i-osobennosti.html

    В юриста
    Добавить комментарий