Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

Руководителя экспертной комиссии назначает. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов

Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

26.02.2019

Каждая организация должна обеспечивать порядок и правильное хранение документов, относящихся к ее деятельности. Наибольшие вопросы вызывает дальнейшая работа с документами, которые относятся к выполненным проектам, поручениям и задачам. Лучше всего разобраться в этом вопросе поможет экспертная комиссия, о создании которой мы расскажем в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • для чего нужна экспертная комиссия;
  • кто входит в состав экспертной комиссии;
  • порядок работы экспертной комиссии.

Доподлинно известно, что делопроизводство в разных подразделениях организации должно вестись по аналогичным правилам и регламенту.

Обеспечение такого порядка необходимо для того, чтобы сделать весь процесс обработки и хранения документации одинаковым как для бухгалтеров компании, так и для юристов. Особенно это важно при процедуре передачи документов на архивное хранение.

В данном случае может возникнуть ряд проблем, справиться с которыми должна экспертная комиссия. Давайте же рассмотрим, что она собой представляет.

Роль экспертной комиссии в организации

Одним из важнейших аспектов деятельности экспертной комиссии является обеспечение единого порядка помещения документов на архивное хранение. Как известно, проводиться данная процедура должна в строгом соответствии с регламентом. Эта необходимость позволяет избежать ряда проблем:

Более того, экспертная комиссия также осуществляет отбор документов, подлежащих уничтожению (экспертизу ценности документов). Данная процедура должна осуществляться ежегодно, наряду с выделением документов для архивного хранения.

Чтобы избежать вышеперечисленных ошибок, рекомендуем создать в организации экспертную комиссию. Для начала необходимо определиться с ее составом.

Состав экспертной комиссии

Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

Идеальный состав ЭК включает таких членов, как сотрудник юридической службы, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела кадров, секретарь организации или сотрудник службы ДОУ и архивариус (сотрудник архива).

Такой состав комиссии позволяет практически безошибочно выявить документы, которые следует хранить дальше в архиве и те, которые можно уничтожить. Однако, если организация слишком мала, то состав экспертной комиссии может меняться.

В этом случае рекомендуем воспользоваться типовыми перечнями, которые помогут определить срок хранения отдельных документов.

Порядок работы экспертной комиссии

Можно выделить порядок работы экспертной комиссии, который применим для любой организации.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности).

По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

Экспертная комиссия

документ ценность экспертиза

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации.

В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством . Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются.

Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии.

При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Экспертиза ценности материалов – это выборка дел, предназначенных для хранения в государственном архиве, или установление сроков их хранения на основании существующих критериев. Задачи экспертизы:

отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;

выборка материалов, имеющих практическое значение, но не сохранивших научной и исторической ценности, на временное хранение;

уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;

изменение или определение сроков хранения.

Критерии оценки

Материалы оцениваются исходя из принципов системности, целостности и историзма. Основными показателями для этого являются их внешние особенности, происхождение и значимость содержания.

Среди общей массы дел, существующей в организации, имеются как документы, отражающие деятельность учреждения, так и бумаги, которые играют лишь вспомогательную роль, нужную для текущей работы.

Организационно-распорядительная документация предприятия относится к первой группе.

Материалы, теряющие свое значение через некоторый период времени и имеющие, в основном, справочное назначение (бухгалтерская, оперативная отчетность), относятся ко второй группе.

Подлинность и копийность документов

При осуществлении отбора дел на хранение в архив предпочтение отдается подлинникам. Копии в обязательном порядке заверяются, они должны иметь дату и номер. Для будущего использования дубликат необходимо своевременно оформлять, особенно в случае постоянного хранения.

Юридической силой обладают только грамотно оформленные оригиналы. Если он содержит надлежащие реквизиты, то копии также обладают юридической силой. В отдельных случаях используется физическое состояние образца. Если он имеет особую ценность, но сильно поврежден, его реставрируют. Экземпляр-копию реставрируемого документа присоединяют к подлиннику.

Экспертные комиссии

При составлении номенклатуры дел, проведении проверки правильности распределения документов, подготовке к последующему хранению, выделении на уничтожение и при формировании дел осуществляется экспертиза ценности документов.

Для выполнения и организации этой процедуры на предприятии собирается экспертная комиссия, которая действует постоянно. Центральные экспертные комиссии осуществляют свою деятельность на уровне министерств и ведомств. Их назначение – выборка документации на государственное хранение.

Экспертная комиссия формируется на основе приказа руководства учреждения и включает до пяти сотрудников, обладающих опытом и знающих состав, структуру и делопроизводство предприятия. Лицо, отвечающее за архив, обязательно входит в комиссию.

Частные организации принимают решения о проведении экспертизы ценности документации самостоятельно. Тем не менее, они обязаны согласовывать предпринимаемые ими действия по уничтожению документов с архивными органами.

Заседания экспертной комиссии созываются не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством . Секретарь комиссии и председатель имеют право подписи протокола.

Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:

Источник: https://buhof.ru/account/rukovoditelya-ekspertnoi-komissii-naznachaet-prikaz-o/

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:

ЭтапыМой
В процессе составления номенклатуры дел и формирования дел Это классическая тема в делопроизводстве, ей посвящена отдельная статья на данном ресурсе. Я считаю хорошую номенклатуру дел надо иметь в любой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма и образуется совсем немного документов. Ну и хорошо, значит, будет легко составить. В серьезном учреждении тем более нужна – для рациональной работы с документами 
При подготовке законченных делопроизводством документов к передаче в архив организации Отдельная статья на сайте для этой темы
Во время подготовки дел к передаче на государственное хранениеЕсли только организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, т.е. ее документы будут передаваться туда на постоянное хранение. Как правило, сотрудники архивных учреждений активно общаются с такими организациями. Если вы никогда не слышали об источниках комплектования, то скорее всего вы не имеете к ним никакого отношения, особенно если вы работаете в ООО и т.п.

Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку.

Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов, на основании которых ведется работа.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

Экспертная комиссия организации

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа об изменении состава экспертной комиссии вы можете ознакомиться в разделе «Образцы приказов» данного сайта.

В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения (файл doc).

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Проведение экспертизы ценности документов

Каждый год в структурных подразделениях проводится отбор документов постоянного и временного (> 10 лет) хранения для передачи в архив организации, решается вопрос о дальнейшем хранении дел с временными сроками (< 10 лет) хранения или об их уничтожении в связи с истекшими сроками хранения.

При этом пользуются номенклатурой дел организации за соответствующий год, типовым и ведомственным (последним, если существует) перечнями документов с указаниями сроков их хранения, а также другими существующими нормативными документами в области архивного дела.

Фактически это обозначает следующее. К примеру, в архиве организации решили обработать документы постоянного хранения и по личному составу за 2011 год. Просмотрели номенклатуру дел, наметили интересующие дела, определили в каких структурных подразделениях они находятся.

Пришли в эти отделы и отобрали только намеченные дела постоянного хранения и по личному составу за 2011 год, в установленном порядке передали их в свой архив.

В архиве специалист (свой или чужой по договору) проведет научно-техническую обработку этих дел, в соответствии с нормативными требованиями к формированию и оформлению дел.

Остальные документы за 2011 год оставили на полках дожидаться, когда сроки хранения истекут или отпадет практическое значение. Попутно в структурных подразделениях отобрали с полок дела с истекшими сроками хранения для их уничтожения.

В процессе отбора документов дела могут переформировываться.

Такое может быть, например, из-за неправильного формирования дел в текущем делопроизводстве – поместили в дело документы разных сроков хранения (постоянного и временного), из дел постоянного хранения изымаются черновики, неоформленные, дублетные копии, а также часть документов с отметкой «ЭПК» могли отнести к постоянному сроку хранения. Например, в перечне может быть указан срок «5 лет ЭПК». Часть документов такого дела может быть постоянного хранения как имеющих научно-историческое значение, остальные будут храниться 5 лет.

Обратите внимание, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов организации могут заменять срок хранения «постоянно» по типовому перечню на срок «10 лет» или больший (как вариант «до ликвидации организации»), т.е. у таких организаций может не быть документов постоянного хранения.

В этом случае допускается частичное оформление дел – не проводить пересистематизацию и нумерацию листов, не подшивать в твердую обложку, можно обойтись без листа-заверителя.

Иными словами: допускается оставлять документы в папках, в которые помещали документы в текущем делопроизводстве, и затем не проводить каких-либо дополнительных работ по оформлению дел. Однако, данные послабления не распространяются на обработку дел по личному составу.

Их срок хранения, как правило, составляет 75 лет, такие документы обрабатываются в установленном порядке.

Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром. В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано.

Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения.

Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку (постоянного или долговременного хранения), отбираются уже обязательно с полистным просмотром.

Результат экспертизы ценности документов оформляется составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел.

Евгения Полоса

К записи 96 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/ekspertnaya-komissiya-organizasii-i-ekspertiza-tsennosti-dokumentov.html

Примерное положение об экспертной комиссии организации

Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357. 

  1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

  3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

  4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

    В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

    Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

  5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.

     4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
     

    II. Функции ЭК

  6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

    6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

    б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    в) описей дел по личному составу;

    г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

    д) номенклатуры дел организации;

    е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

    ж) актов об утрате документов;

    з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

    и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

    6.3.

    Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

    6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

    6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

    6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
     

    III. Права ЭК

  7. ЭК имеет право:

    7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

    7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

    а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

    б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

    7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

    7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

    7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
     

    IV. Организация работы ЭК

  8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

  9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

  10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

  11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК.

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

  12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml

Экспертная комиссия организации

Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

  • В соответствии с Законом об архивном деле решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной…
    (Основы делопроизводства. Язык служебного документа)

  • Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе: — действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному…
    (Документационное обеспечение управления персоналом)

  • В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать • основные принципы комплектования документами государственных архивов Росси йской Федера1 щи; • основные принципы экспертизы ценности документов; уметь • применять полученные знания для оценки степени полноты…
    (МЕТОДИКА И ПРАКТИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ)

  • Включение документов в состав АФ РФ производится по результатам экспертизы научной и практической ценности документов. Непосредственным результатом экспертизы становится отбор документов на государственное (постоянное) хранение и выделение для уничтожения документов, не подлежащих хранению…
    (МЕТОДИКА И ПРАКТИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ)
  • Бурный рост объемов создаваемых в делопроизводстве документов и количества архивов как в центре, так и на местах грозил учреждениям прямой опасностью бумажного «потопа». Правительство предприняло ряд мер по разгрузке архивов от массива документов, причем зачастую без соблюдения самых элементарных научно-архивных…
    (ИСТОРИЯ АРХИВОВ РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН ДО НАЧАЛА XX ВЕКА)

  • В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать • основные принципы комплектования документами государственных архивов Российской Федерации; • основные принципы экспертизы ценности документов; уметь • применять полученные знания для оценки степени полноты и информативности…
    (АРХИВОВЕДЕНИЕ)
  • Включение документов в состав АФ РФ производится по результатам экспертизы научной и практической ценности документов. Непосредственным результатом экспертизы становится отбор документов на государственное (постоянное) хранение и выделение для уничтожения документов, не подлежащих хранению (с…
    (АРХИВОВЕДЕНИЕ)
  • В целях своевременного приема от структурных подразделений или других источников комплектования и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, обеспечения их учета,…
    (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ)

  • Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с ЭК под методическим руководством архива таможенного органа. При проведении экспертизы…
    (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ)

Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.

После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:

  • экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
  • формирование и подготовку дел для архивного хранения;
  • составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
  • передачу дел в архив компании;
  • утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями.

Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.

Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность.

В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет.

Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях.

К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.

Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.

Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства.

В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:

  • стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
  • действующего в области архивного дела законодательства;
  • номенклатуры дел.

Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.

Управленческие документы подразделяют на несколько групп:

  • освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
  • необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
  • данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.

На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.

УТВЕРЖДЕНО

приказом МБУ ДПО УМЦ

от __________________ № ___________

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения (далее – Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

1.2.

С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее — Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее — ЭК).

1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов.

ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения.

В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

Источник: https://iiotconf.ru/ekspertnaya-komissiya-organizatsii/

В юриста
Добавить комментарий