Где ставится копия верна на документах. Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Как правильно заверять копии документов: копия верна, образец

Где ставится копия верна на документах. Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля.

Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов.

В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов.

Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг.

В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию.

Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру.

Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
  2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
  3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов.

После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью.

Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка. Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников.

Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно.

В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста.

Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице.

При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса.

В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства.

Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг.

Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков.

Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника.

Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов.

Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок.

Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях.

Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия — это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания.

В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации.

Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица.

На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц.

Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов.

В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов.

Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов.

Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства.

Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.

Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника.

Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью.

Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию.

Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС.

Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты.

Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом.

Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии.

Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/zaverenie-kopij-dokumentov-v-organizatsii.html

Как правильно заверять документы копия верна образец – Юридический справочник

Где ставится копия верна на документах. Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Документ — это бумага, которая служит подтверждением определенного факта либо основанием для претензии на определенные права.

Под документом в таком случае подразумевается подлинник, действительно выпущенный таким образом, что он получает соответствующее значение.

Однако существует возможность получить копию, которая будет обладать не меньшим значением, нежели оригинал. Разумеется, ее необходимо оформить только с соблюдением особой процедуры.

Существуют следующие ситуации, когда нужно удостоверить копию документа.

Гражданину это необходимо когда:

  • ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу, ему понадобится копия диплома или трудовой.
  • нужно оформить льготу или пособие;
  • при вступлении в наследство;
  • при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.

Правила процедуры

Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой, речь о которой пойдет далее в этом разделе.

Какие документы можно заверять самостоятельно

В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.

Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.

Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.

Кто вправе ставить надпись

В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.

В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.

Правила по ГОСТу

Заверение копии с 1 июля 2018 года происходит согласно новому ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ.

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить, скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги. Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии, а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

  • На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
  • Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель);
  • Также нужно указать наименование его должности;
  • Пишется число, когда произошло это заверение;
  • Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
  • Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Этот реквизит выступает для них лишним подтверждением того, что на момент выпуска данной бумаги ее обладатель был трудоустроен, что означает наличие постоянного источника доходов. В результате его шансы на кредит возрастут.

Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой, и в ситуации, когда банку требуется подобное указание — и желательной.

Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании.

В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.

Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

  • пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
  • при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
  • требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
  • листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты, о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).

Удостоверение копии у нотариуса

Удостоверение копии у нотариуса придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно.

Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется.

При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено.

Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.

Обязательные случаи

Нотариальное удостоверение документа является обязательным в том случае, когда очевидно, что выполнение такой процедуры на предприятии недопустимо, поскольку бумага не была оформлена внутри данной организации и не хранится там.

Нотариальный порядок

Нотариус принимает документ у его владельца, проверяет его соответствие всем требованиям (см. следующий раздел), далее ставит на нем полагающийся штамп и следом заверительную надпись.

На что обратить внимание

Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:

  • нарушение целостности документа, когда он распадается на части
  • наличие в тексте нечитаемых участков, разобрать которые невозможно;
  • часть текста написана карандашом;
  • также присутствие нечетко поставленных подписей должностных лиц, в том числе, если этот реквизит выполнен с применением технических средств, включая светокопирование и факсимильный штамп;
  • печати, принадлежность которых определенной организации затруднительно идентифицировать;
  • любые повреждения документа (текста и иные), вследствие наличия которых либо возникают сомнения в аутентичности данной бумаги, либо появляется вероятность неоднозначной ее интерпретации;
  • ламинирование поверхности оригинала, вследствие чего становится затруднительно установить, подлинный он или нет;
  • присутствие дописок, зачеркивания и правок, относительно которых нет указания, что они верны;

Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.

Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/kopiya-verna-obrazec.html

Где ставится печать копия верна образец — Управление персоналом

ВАЖНО! Для того, что бы сохранить статью в закладки, нажмите: CTRL + D

Задать вопрос ВРАЧУ, и получить БЕСПЛАТНЫЙ ОТВЕТ, Вы можете заполнив на НАШЕМ САЙТЕ специальную форму, по этой ссылке >>>

Источник: http://allelets48.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty-kopiya-verna-obrazets/

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

Где ставится копия верна на документах. Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.

Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии 

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.

Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут.

Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии.

Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью.

Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя.

Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-shtamp-kopiya-verna.html

Где ставится печать копия верна образец – Управление персоналом

Где ставится копия верна на документах. Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

ВАЖНО! Для того, что бы сохранить статью в закладки, нажмите: CTRL + D

Задать вопрос ВРАЧУ, и получить БЕСПЛАТНЫЙ ОТВЕТ, Вы можете заполнив на НАШЕМ САЙТЕ специальную форму, по этой ссылке >>>

Как заверить копию документа? Как правильно заверить копию документа

Практически каждый из нас сталкивается в жизни с ситуациями, которые требуют предоставления заверенных определенным способом документов. Без таких отметок просто невозможно осуществить некоторые действия. Определенные инстанции требуют заверки каждой бумажки у других должностных лиц.

В принципе, во многих случаях достаточно будет подписи самого лица, которое предоставляет документы. Но иногда понадобится поставить соответствующие обозначения у специальных работников, например, нотариусов. Такие действия имеют специальный порядок и юридическое значение.

Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: «Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?» Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты.

Копия документа

Прежде всего необходимо определиться с самим понятием, которое будет рассматриваться в статье как фигурирующее. Копией документа является полное идентичное воспроизведение информации с оригинала. При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.

Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.

Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.

Форма копии документа

В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией. К ним относят:

  • сохранение формы и содержания;
  • воспроизведение всех реквизитов;
  • оформление на обычном листе или фирменном бланке (в зависимости от ситуации);
  • сохранение даты, индекса, адреса в соответствии с оригиналом, вне зависимости от того, где такая копия составлялась.

То есть дубликат должен быть идентичным. Он не может содержать информацию, которой не было в оригинале документа. При этом важно сохранять всю последовательность излагаемой информации.

Виды копий

На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:

  • копия, сделанная при помощи технических средств;
  • вновь созданный документ.

Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса. В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами.

Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.

Заверение дубликата

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:

  • заверка нотариусом;
  • проставление отметок государственными инстанциями;
  • подтверждение идентичности частным лицом.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.

Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.

Заверение документа в организации

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах. Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

Порядок проставления отметок:

  • местонахождение оригинала документов;
  • подтверждение правильности («верно»);
  • фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
  • дата составления копии;
  • подпись;
  • печать.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Заверка документов, которые содержат два и больше листов

Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу.

В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста.

Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой. Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.

Заверка документа у нотариуса

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса. Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу.

При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе. Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом.

Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер. Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо. Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.

  Как правильно ставить плитку на печку

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  • оригинал;
  • копию;
  • документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Сколько стоит заверить копию документа

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет.

В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими.

В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.

Практическое значение

Предоставление копии, оформленной юридически, имеет важное значение. В первую очередь это проявляется в том, что такой документ может фигурировать в делах вместо оригинала, подтверждая при этом те или иные факты.

О том, как заверить копию документа, было рассказано достаточно. Самое главное – это запомнить порядок проставления отметок и информации, которая должна в нее входить.

Источник: http://tr777.ru/gde-stavitsya-pechat-kopiya-verna-obraz/

В юриста
Добавить комментарий