Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Чем регламент отличается от положения: описание и отличия

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения.

Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов.

Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Что несут в себе данные документы

Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

Положение

Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

  1. Название органа, который выпускает документ.
  2. Гриф утверждения.
  3. Заголовок.
  4. Констатация.
  5. Основной текст.
  6. Подпись ответственного за подготовку документа и дата.

Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

Как правило, заголовок текста положения должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции должен содержать в себе ответ на вопрос «Кого? Или Чья?» В констатирующей части указывается назначение нормативного акта и ответственность, которую будут нести нарушители установленных правил и технологий. Эту часть документа выделяют.

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями.

Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс.

В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

  • 1. Общие положения.
  • 1.1. Назначение.
  • 1.2. Область применения.
  • 1.3. Нормативные ссылки.
  • 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
  • 2. Термины, определения и сокращения.
  • 2.1. Термины и определения.
  • 2.2. Сокращения.
  • 3. Описание требований, процессов, методов работы.
  • 4. Ответственность.
  • 5. Контроль.
  • 6. Приложения.
  • 6.1. Классификаторы и справочники.
  • 6.2.Формы и правила оформления документов.
  • 6.3. Схемы процессов.
  • 6.4. Алгоритмы расчетов.
  • 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

  1. Значимость обсуждаемых вопросов. Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
  2. Конкретизация. Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
  3. . Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
  4. Наличие технических требований. Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Источник: https://vchemraznica.ru/chem-reglament-otlichaetsya-ot-polozheniya-opisanie-i-otlichiya/

Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Юридические понятия сложно воспринимаются человеком, не имеющим отношение к ним. Регламент, положение — термины, используемые в практике для формирования документооборота без юридических изъянов.

и понятие положения

Если необходимо регламентировать узкую область работы учреждения, используется свод нормативных актов, называющихся положением. Для его написания используется определенная структура:

  • информация об организации, создающей акт, в рамках которого будет вестись работа. Указывается полное юридическое название;
  • ставится гриф, используя который можно утвердить все прописанные своды;
  • название или заголовок. Заголовок отвечает на вопрос о чем?;
  • изложение проблемы или констатация;
  • основной текст;
  • информирование о сотруднике, подготовившем его, с установкой даты.

Обратите внимание! При его составлении потребуется придерживаться принципов. Поэтому обязательным условием является внесение основного текста и гриф организации. В ряде случаев несколько пунктов могут быть объединены.

и понятие регламента

Что такое регламент работы? Определения, согласно которым участники процесса будут действовать. Прописывается взаимодействие, отступать от него не следует. Цель — взаимовыгодная работа сотрудников организации. В его рамках уравниваются права и обязанности.

Структура при составлении сложная, но за счет этого участники знают, как действовать согласно закону. Если пунктов много и они не устраивают одну из компаний, требуется разработать новое понимание, устраивающее обе стороны.

Структура:

  • указывается общая информация;
  • для чего разработан;
  • где будет применяться;
  • ссылки на нормативную базу;
  • изменения и утверждения при необходимости;
  • термины, сокращения;
  • прописаны требования, методы работы;
  • ответственность сторон;
  • контролирующие структуры;
  • оформление и формирование документов.

Обратите внимание! Процесс создания сложный, поэтому чтобы составить согласно закону, требуется воспользоваться услугами профессионалов, владеющих навыками в его написании и разработке.

Когда издаются документы

Несмотря на всю схожесть, стоит знать, когда его составить. На основе прописанных данных разрабатываются правовые акты, устанавливающие основы деятельности. При необходимости написания свода с указанием регламентированным законодательными актами.

В отдельную группу формируется организационные, трудовые и другие отношения между людьми. Представлено следующим документооборотом:

  • о ведении делопроизводства;
  • о ведении бухгалтерского учета;
  • о проведении конкурсов, смотров, фестивалей.

Регламент может быть утвержден:

  • меры поощрения начальником;
  • приказ руководителя;
  • порядок проведения торжественных мероприятий.

Главные отличия между документами

Положение и регламент — в чем разница? Документация, разрабатываемая в организациях, имеет схожий характер. Рассмотрим основные отличия двух представленных нормативных актов:

ПоложениеРегламент
Вносятся только общие вопросы, без уточнения дополнительной информацииВсе вопросы рассматриваются глубоко, с пояснениями
Нет конкретикиКонкретизированы все вопросы в деталях
Все прописывается обтекаемо. Все указано поверхностноВключает требования. Четкие и жесткие требования
Устанавливает общее информирование и призывает к действиюУточняет отдельные вопросы

Составление регламентирующей документации должно вестись подготовленными сотрудниками. В них не должно быть юридических изъянов, так как они регулируют отношения между людьми. Работа должна быть лаконичной, правильно настроенной и понятной не только работнику, но и работодателю.

Смотрите видео о обязанностях, связанных с регламентом:

Источник: http://gderaznica.ru/social/reglament-i-polozheniye.html

Что такое политики, стандарты и процедуры

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Что общего и чем отличаются политики, стандарты и процедуры работы? Далеко не каждый может ответить на этот вопрос. Общее понимание вроде как присутствует, но дьявол кроется в деталях, а именно детали в итоге формируют разницу в понимании.  Разность понимания, в свою очередь, оборачивается неоправданными ожиданиями и потерянным временем.

Политики

Политика – это собрание принципов, которым следует компания в своей деятельности. Принципы – это фактически правила поведения, принятые в компании.

Надеюсь, вы понимаете, что наличие выраженного принципа вовсе не означает, что его неукоснительно соблюдают? Потому как иногда я наблюдал ситуацию, когда создание политики и ее выполнение считалось тождественным. Но это совсем другая история.

Сейчас мы разберемся только с тем, что из себя представляют политики, стандарты и процедуры.

Впрочем, я отвлекся. Вернемся к политике.

Правила поведения и принятия решений, прописанные в политике, могут касаться разных областей деятельности. Например:

  • Политика внутренних коммуникаций
  • Политика качества
  • Политика обслуживания клиентов
  • Политика информационной безопасности
  • Политика управления финансами
  • Политика управления бизнес процессами

и т.д.

Каждый из вышеперечисленных примеров определяет желаемое поведение компании в рамках конкретной области.

Получается, что у компании может быть множество политик – по политике на каждую область деятельности.

Хорошо, а сколько их должно быть в таком случае? Для каких областей деятельности нужно создавать политики? Ответить на данный вопрос однозначно не получится.

Дело в том, что политики создаются для тех областей, которые являются ключевыми с точки зрения стратегии компании. А  стратегия у каждого своя. Так что только вы можете определить  набор и состав политик.

Вовсе необязательно создавать политику для каждой ключевой области. Вполне допустимо использовать одну политику, которая вберет в себя необходимые принципы из разных областей деятельности. Таким образом, вы можете просто составить список ключевых с точки зрения операционной деятельности вопросов, сформулировать ответы на них и собрать их в виде корпоративной политики.

Хорошая политика помимо ответа на вопрос «как поступать в том или ином случае» даёт ответ на вопрос «почему так следует делать».

В успешных компаниях политики пишутся и принимаются советом директоров или собранием руководителей исполнительного звена, т.к. именно они в конечном счете отвечают за всю компанию и каждого сотрудника в отдельности.

Вопросу управления политиками уделяется довольно много внимания. И это вполне обосновано.

Кстати, если уж вы используете политики в компании, убедитесь в том, что существует соответствующая политика, регулирующая внесение изменений во все остальные. В противном случае, изменение политик станет хаотичным и сведёт на нет все усилия по их созданию. Помните, изменение политики в обязательном порядке должно быть согласовано и подписано каждым, кто принимал политику ранее.

Стандарты

Если политики охватывают вопросы в рамках всей компании, то стандарты задают правила и процедуры контроля, которые помогают политикам выполняться на постоянной основе. Стандарты – это то, что должны делать все сотрудники, чтобы реализовывать политики.

Стандарт регулирует какой-то конкретный вопрос, так что стандартов в компании может быть (и скорее всего будет) множество. Например, ГОСТы. Один ГОСТ регулирует лишь один вопрос. Например, существует целый блок ГОСТов, касающийся рабочей документации строительства.

Но на каждый конкретный вопрос существует свой стандарт:

  • Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
  • Система проектной документации для строительства. Общие данные по рабочим чертежам
  • Система проектной документации для строительства. Спецификации
  • Система проектной документации для строительства. Условные обозначения трубопроводов санитарно-технических систем

и т.д.

Для вышеуказанного примера политика будет касаться общих вопросов управления проектной документацией для строительства, а стандарты – конкретизировать отдельные вопросы.

Есть, правда, и исключение в российской действительности. Компании, ведущие международную деятельность, зачастую вынуждены соблюдать два стандарта в области финансовой отчетности – РСБУ и МСФО. Но это исключение.

Технические стандарты содержат спецификации, которые разные производители используют для того, чтобы компоненты или устройства могли использоваться вместе или были совместимы друг с другом.

Стандарты могут быть очень специфичны и применяться только в одной компании. Но каждый стандарт формируется на основании лучшего опыта – опыта компании или отрасли. Нередко стандарты из одних отраслей и направлений адаптируются для других. Например, стандарты по технике безопасности.

Зачастую стандарты направлены на обеспечение безопасности сотрудников и защиту физических и информационных активов компании.

Соблюдение стандартов обязательно.

Как и политики, стандарты должны управляться группой экспертов в области действия стандарта. Поэтому совершенно неправильно, когда, к примеру, отдел кадров управляет стандартом по безопасности труда на производстве. И это ещё не самый «жесткий» пример.

Внесение изменений в стандарты также должно регулироваться явным и понятным образом.

Процедуры

Можно сказать, что процедуры – это инструкции, которые рассказывают о том, как нужно выполнять действия. Правильные стандарты и процедуры являются сквозными, т.е.

отражают то, как должны пошагово выполняться определенные операции в рамках более широкого представления – представления политик и стандартов. Процедуры могут применяться и управляться локально, например, в рамках одного подразделения или даже одной должности.

Правда, это не означает, что изменение процедур может происходить по другим принципам, нежели изменение политик и стандартов. В любом случае процедура изменения должна включать в себя комплексный анализ влияния на результаты и ход процедуры.

Процедура как часть процесса имеет определенный результат, у которого есть клиент. При управлении процедурами необходимо помнить об этом. Также необходимо помнить о соблюдении интересов участников выполнения процедуры.

Для управления процедурами не надо привлекать верхние органы управления, такие, как совет директоров. Однако заинтересованные представители среднего менеджмента должны участвовать в утверждении процедур. Напомню, процедуры связаны с вышестоящими стандартами и политиками, поэтому изменение процедур может затронуть интересы в оба направления.

Процедура с процессной точки зрения

В управлении бизнес процессами понятие процедуры немного отличается от общепринятого. С нашей точки зрения, процедура – это линейная последовательность операций. Процедура позволяет отобразить последовательность действий в виде простого списка и тем самым упростить описание бизнес процесса. 

Общие элементы

Общие требования к документации позволяют увеличить вероятность правильного понимания и исполнения документов.

Ясность

Политики, стандарты и процедуры должны быть написаны ясным, понятным для всех языком. Это обязательное и основополагающее требование.

Несмотря на то, что разные люди по-разному понимают информацию, необходимо стремиться к тому, чтобы документы были доступны для понимания широкому кругу пользователей. Лично я формулирую требование таким образом: документ должен быть понятен для условного человека с улицы.

Это означает, что специалист, имеющий набор базовых знаний в предметной области, должен легко понять, что написано в документе и что с этим делать.

К этому требованию также относится использование максимально простого и живого языка. Чем проще написано, тем проще воспринимается. Только не забывайте о соблюдении грамматических правил.

Единообразие

Не стоит превращать документы в комиксы. Когда от разнообразия картинок, шрифтов, цветов и стилей оформления начинает рябить в глазах. Выбирайте простые стили и единообразно оформляйте элементы.

Если жирный шрифт используется для выделения определений, значит, он не подойдет для подчеркивания ключевых мыслей. Размер заголовков должен быть одинаковым для соответствующего уровня заголовка.

Не делайте заголовки одного уровня разноцветными и т.д.

Взаимосвязь

Связь между документами должна прослеживаться в каждом документе.

Иными словами, если процедура поддерживает выполнение определенного стандарта, который, в свою очередь, отражает действие политики, это должно быть понятно из документа.

Изменение процедуры повлечет за собой, в конечном счете, изменения в политике и наоборот.  В документации должна быть иерархия.  Использование интерактивных ссылок существенно упрощает процесс работы с документацией.

Единое хранилище

На сегодняшний день многие компании страдают от одного недостатка, связанного с хранением информации – отсутствием единого онлайн-хранилища.

Все политики, стандарты и процедуры должны находится в одном месте, к которому есть доступ у заинтересованных сотрудников. Доступ должен быть открыт для чтения, но не для редактирования.

Да, можно (а порой и нужно) разграничивать права по чтению документации.

Редактирование документации может быть открыто только для ответственных. Также должны быть настроены права изменения документа на основании маршрута согласования. То есть документ может быть изменен в онлайн-хранилище, только если его согласовали все ответственные.

Обязательно должен работать поиск по названиям документов и их содержанию. Система тегов приветствуется. Карта документации – высший пилотаж.

Наличие вспомогательной документации

Об этом типе документов часто забывают. К этому типу относятся инструкции, чек листы, описание методик расчетов и т.д.

Эти документы предназначены для того, чтобы помогать сотрудникам выполнять определенные процессы, процедуры и т.д.

Очень часто отсутствие технических инструкций является весьма серьезным препятствием в успешном внедрении и эффективном использовании того или иного инструмента.

В другой статье я обязательно расскажу о всей структуре управляющей документации.

Источник: https://rzbpm.ru/knowledge/chto-takoe-politiki-standarty-i-procedury.html

Чем отличается регламент от порядка. Чем отличается порядок от положения: функции и отличия

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно.

Определение

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза).

Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Сравнение

Таким образом, регламенты и положения – это технические документы, которые издаются в силу необходимости. Они взаимно дополняют друг друга и во многом пересекаются. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации или общества, а регламент – конкретизирует отдельные вопросы. Они могут касаться процедуры и других важных моментов.

В регламенте, как правило, присутствуют технические аспекты, и характер такого документа конкретный. Положение только создаёт правовое поле для отношений, поэтому обладает значительно меньшей степенью конкретизации. Регламент в дополнительных уточнениях не нуждается, и это документ прямого действия.

Выводы сайт

  1. Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
  2. Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
  3. Сущность.

    Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.

  4. Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.

    д.

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы.

Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя.

Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях.

Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся.

Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь.

Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения
Общие положения
  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати
Основные задачиЗадачи, для решения которых создано и работает СП
Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач
Права и обязанностиПрава и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций
ОтветственностьВиды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)
ВзаимоотношенияПорядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

26.05.2014 № 6/24-Пол

  • Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).
  • Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив

Источник: https://www.adminpz.ru/complaints/chem-otlichaetsya-reglament-ot-poryadka-chem-otlichaetsya-poryadok-ot-polozheniya.html

Чем отличается положение от процедуры. Способы описания механизмов управления. Что такое регламент в политике и бизнесе

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, определение дефицита производства, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент является документом, который состоит из следующих разделов:

  1. Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
  2. Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
  3. Список документов;
  4. Список регистрационных журналов;
  5. Обязанности действующих лиц;
  6. Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
  7. Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
  8. Описание оперативной формы отчетности о выполнении регламента;
  9. Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.

Регламент – это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документаили пакета документов.

Например, результатом применения регламента по подготовке производства является список инструмента, который необходимо изготовить для обеспечения работ по производственной программе, результатом применения регламента по регистрации брака является документ о количестве брака, его номенклатурном составе, причинах его возникновения и т.д.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

  • согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;
  • пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;
  • утверждение регламента как стандарта предприятия (СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как СТП формируется административная структура предприятия, штатное расписание и должностные инструкции.

Процедура

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Например, регистрация или архивация документа, отбор пробы или образца для анализа, маркировка материалов, переданных на складское хранение и т.д.

Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой.

Например, в регламенте входного контроля отбор пробы представлен одним действием, в то же время отбор пробы – это процедура, которая включает в себя последовательность нескольких шагов: выбор объекта взятия пробы; пометка объекта взятия пробы, отбор необходимого количества вещества для анализа, размещение образца в контейнере, оформление сопроводительного документа, маркировка контейнера.

Инструкция.

Применение процедуры описывается в инструкции, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена. Например, в процедуре отбора пробы инструкция описывает заполнение и применение документа, сопровождающего образец от места отбора пробы к месту выполнения анализа.

Схематично связь между регламентом и процедурой показана на следующей схеме

В состав регламента может входить описание инструкций по оформлению и применению отдельных документов или процедур. Например, в регламент по обороту мерителя входит инструкция по ведению журнала ИРК (инструментально-раздаточная кладовая)и инструкция по раздельному хранению поверенного и отбракованного инструмента.

Документ

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения.

Совокупность запускающих и результирующих документов, применяемых в очередности описанной в регламенте или процедуры, образует систему документооборота. Регламент или процедура описывает систему документооборота, использование которой решает заранее поставленную задачу и приводит к заранее предсказуемым последствиям.

Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет гарантировать достоверность выполнения контрольных операций. При этом регламент начинается с графика поверок и закачивается списками поверенного и отбракованного инструмента.

В свою очередь список отбракованного инструмента порождает документы процедуры бухгалтерского списания, документы процедуры формирования плана инструментального производства, документы формирования финансового плана и т.д.

Каждый документ, применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

  • принадлежность документа регламенту или процедуре;
  • документ, на основании которого появляется данный документ;
  • документ, который необходим для появления данного документа как условие;
  • документ, который появляется на основании данного документа;
  • место возникновения документа;
  • условие регистрации документа;
  • траектория движения документа;
  • место архивации документа.

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа.

Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются. Например, график поверки мерителя появляется на основании документа, в котором содержится планируемый объем и номенклатура годового производства и т.д.

Документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

Способы описания механизмов управления

Любой механизм управления содержит в качестве составных элементов документы, процедуры или регламенты.

Наиболее общим способом описания механизмов управления является процедурная карта, которая представляет собой графическое изображение последовательности применения документов, действий и процедур, направленных на получение определенного результата. Например, процедурная карта процесса регистрации финансовых действий может иметь такой вид:

Регистрации финансовых действий в системе финансового учета

Для описания любого бизнес процесса, как процедурной карты, использует стандартизованных набор следующих обозначений:

– обозначает административное место, например финансовый отдел, бухгалтерия, ПДО и т.д.
– обозначает документ, номер в скобках, порядок возникновения документа в данной последовательность, например, банковская выписка (1) означает, что этот документ появляется первым в данной процедурной карте
Любой документ возникает в каком то административном месте и передается в какое то место, стрелкаобозначает адресацию передачи документа, т.е. откуда и куда. Например, банковская выписка (1) передается из банк в финансовый отдел, в данной карте сама процедура передачи не описана
Действия, которые выполняются в связи с документом в данном административном месте обозначаются прямоугольником с углом, например, действия по регистрации данных и действия с самим документом
Связь между административным местом и списком действий обозначена линией, округлая часть которой указывает на место, где указанные действия должны осуществляться
Если документ проходит через административное место без каких либо изменений, т.е. на нем не ставится отметка о регистрации, номер, дата и т.д., то его прохождение обозначается пунктиром. Например, выписка с отметками отдела регистрации передается в бухгалтерию через финансовый отдел без изменений

2. Система документооборота

На основании выверенной процедурной карты составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена в виде таблицы:

Система документооборота процедуры учета финансовых действий.

№ док.Название документаМесто возникн.Место передачиМесто архивац.Документ- основаниеДокумент условиеТраекториядокумента
Банковская выпискаФин. отдел
Фин. отделОтдел регистрацииБанковская выпискаФО, Отдел регистрации
Отдел регистрац.Фин. отделБанковская выписка с отметкой о передаче на регистрациюОтдел регистрации, ФО, бухгалтерия
Копия банковской выписки с отметкой о регистрации данныхФин. отделФин. отделФин. отделБанковская выписка с отметкой о регистрации данныхФО, ФО (архив)

Для каждого механизма управления должна быть составлена таблицы систем документооборота каждой процедуры. Совокупность систем документооборота образует целевые системы документооборота – финансовые, управленческие, административные и т.д.

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Источник: https://www.glonass46.ru/chem-otlichaetsya-polozhenie-ot-procedury-sposoby-opisaniya-mehanizmov.html

Чем отличается инструкция от регламента. Чем отличается порядок от положения: функции и отличия

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.

Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы.

Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.

Регламент как порядок деятельности

Другое определение регламента сводится к обозначению порядка проведения определенных коллективных мероприятий: собраний, заседаний, съездов, конференций. Подобные регламенты принимаются внутри государственных органов и организаций, могут действовать временно или применяться на постоянной основе.

Так, одноразовые мероприятия часто проводятся на основании предварительно утвержденного регламента, который устанавливает особенности поведения и взаимодействия их участников. Ежегодно проводящие съезды политических партий обычно утверждают постоянно действующий регламент, положения которого применяются лишь при наступлении соответствующих событий.

Регламент как свод правил

Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.

Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия.

Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.

Источники:

  • О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

В юриста
Добавить комментарий